¶ Propuesta para el flujo de trabajo con Avisos-Tickets
¶ Mapa de Flujo: Integración de Presupuestos
Este es el recorrido de la información desde que el cliente dice "sí" hasta que ambas plataformas están sincronizadas:
¶ 1. Fase Inicial: TELEMATEL (ERP)
El origen de la operación económica.
- PASO A: Se cambia el estado del Presupuesto a "Aceptado".
- PASO B: El sistema (o el operador) genera un Aviso.
- PASO C: Se vincula internamente el Aviso con el Presupuesto.
¶ 2. El Puente (Acción del Operador)
Aquí es donde conectamos ambos mundos.
- SALTO A PANDORA: Con el
Nº de Presupuestoy elNº de Avisoen la mano, te diriges a Pandora ITSM.
¶ 3. Fase de Registro: PANDORA ITSM
La plataforma de cara al cliente y seguimiento técnico.
- PASO D: Se crea un Ticket (tipo Ejecucion de Presupuesto).
- PASO E: En los campos de "Información Complementaria", escribes:
- Campo Ref. Presupuesto:
[Número de Telematel] - Campo Ref. Aviso:
[Número de Telematel]
- Campo Ref. Presupuesto:
- PASO F: Al guardar, Pandora te da un Nº de Ticket (ej. #10520).
¶ 4. Cierre del Círculo: TELEMATEL
Para que el Aviso "sepa" dónde está su ticket.
- PASO G: Vuelves al Aviso en Telematel.
- PASO H: En la pestaña de Propiedades, pegas el
Nº de Ticket de Pandora.
¶ Resumen Visual de Conexiones (Trazabilidad)
Imagina que estos son tus tres documentos físicos unidos por clips:
| Documento | Contiene el ID de... | ¿Dónde lo busco? |
|---|---|---|
| Presupuesto (TM) | --- | Origen |
| Aviso (TM) | Ticket Pandora | En la pestaña "Propiedades" |
| Ticket (Pandora) | Presupuesto + Aviso | En "Información Complementaria" |
¶ ¿Cómo usar este esquema?
Este mapa te sirve para crear un Procedimiento Operativo Estándar (SOP). Si entra un operador nuevo, solo tiene que seguir estos pasos para asegurar que la información nunca se pierda.
Lo que habemos diseñado es un sistema de conciliación de datos. Tenemos dos "canales de entrada" de costes que convergen en el Aviso de Telematel gracias a los números de referencia que actúan como "pegamento".
¶ Mapa de Proceso: Ejecución y Captura de Costes
Este mapa muestra cómo los dos tipos de operarios alimentan la obra/presupuesto.
¶ 1. Canal Técnico de Campo (Offline/Papel)
- Acción: El técnico rellena el Parte de Papel en la obra.
- Dato Clave: Escribe el
Nº de Aviso(que el operador le dio al inicio). - *Proceso Administrativo:
- Administración recibe el papel.
- Busca el
Nº de Avisoen Telematel. - Imputa directamente horas y materiales.
¶ 2. Canal Personal de Soporte (Remoto/Digital)
- Acción: El técnico de soporte realiza configuraciones.
- Herramienta: Solo usa Pandora ITSM.
- Proceso de Imputación:
- El técnico registra sus horas en el Ticket de Pandora.
- Al estar el
Nº de Avisoen la "Información Complementaria", el técnico sabe a qué obra pertenece su trabajo sin entrar en Telematel.
¶ 3. Fase de Conciliación (Cierre de Costes)
- Responsable: Persona Administrativa.
- Acción: 1. Extrae el reporte de horas del Ticket de Pandora.
2. Utiliza el Nº de Aviso guardado en el ticket para ir a Telematel.
3. Registra esas horas de soporte en la obra/aviso correspondiente.
¶ Tabla de Flujo de Información
| Origen del Trabajo | Documento de Registro | Referencia de Enlace | Destino Final (Coste) |
|---|---|---|---|
| Obra (Campo) | Parte de Papel | Nº Aviso | Telematel (Directo) |
| Soporte (Remoto) | Ticket Pandora | Nº Ticket / Nº Aviso | Telematel (Vía Admin) |
¶ Puntos fuertes del proceso
- Integridad de la Obra: Al final del día, el Aviso en Telematel contiene el 100% de la realidad (Materiales + Horas Campo + Horas Soporte).
- Independencia de Herramientas: El soporte no necesita aprender Telematel y administración no necesita "adivinar" de qué es cada ticket de Pandora, porque el número de aviso está ahí escrito.
- Prevención de Pérdidas: Si una hora de soporte se queda en Pandora y no pasa a Telematel, estáis perdiendo dinero. Vuestro sistema de "Cazar" horas es el control de calidad.
¶ Fase Final: Cierre y Facturación
- Hito de Finalización: Se confirma que los trabajos (campo y soporte) han terminado.
- Cierre de Pandora (Bloqueo):
- Se cambia el estado del ticket a Cerrado.
- Efecto: El personal de soporte ya no puede añadir más horas. Se "congela" el coste digital.
- Conciliación Final: Administración realiza la última carga de horas de Pandora a Telematel.
- Cierre de Obra (Telematel): Se marca el Aviso/Obra como terminado.
- Facturación: Con todos los costes (Papel + Pandora) consolidados, se genera la factura desde Telematel.
¶ Código Mermaid Integral (Flujo Completo)
Este código incluye el Hito de Control y la Fase de Cierre que acabas de describir.
Fragmento de código
graph TD
%% Estilos
classDef tm fill:#e1f5fe,stroke:#01579b,stroke-width:2px;
classDef pan fill:#e8f5e9,stroke:#1b5e20,stroke-width:2px;
classDef admin fill:#f3e5f5,stroke:#4a148c,stroke-width:2px;
classDef control fill:#fff9c4,stroke:#fbc02d,stroke-width:2px;
classDef cierre fill:#ffcdd2,stroke:#b71c1c,stroke-width:2px;
subgraph Apertura [1. INICIO Y VINCULACIÓN]
A1[Presupuesto Aceptado TM]:::tm --> A2[Crear Aviso TM + Ticket Pandora]:::admin
A2 --> A3[Cruce de IDs en ambas plataformas]:::admin
end
subgraph Ejecucion [2. EJECUCIÓN Y COSTES]
E1[Técnicos Campo: Parte Papel]:::admin
E2[Soporte: Horas en Ticket Pandora]:::pan
end
subgraph Control [3. HITO DE CONTROL]
C1{¿Hay horas en Pandora<br/>PENDIENTES?}:::control
C1 -- SÍ --> C2[Admin traslada horas a TM]:::admin
C2 --> C3[Estado Ticket: IMPUTADO]:::control
end
subgraph Cierre [4. CIERRE Y FACTURACIÓN]
F1([FIN DE OBRA]) --> F2[CIERRE TICKET PANDORA]:::cierre
F2 -- "Bloqueo de imputaciones" --> F3[Cierre de Obra en Telematel]:::tm
F3 --> F4[GENERACIÓN DE FACTURA]:::tm
end
%% Conexiones principales
A3 --> E1 & E2
E2 --> C1
E1 --> F1
C3 --> F1
¶ Resumen de Reglas de Oro para el equipo:
- Para Soporte: "Si el ticket en Pandora está cerrado, no hay más horas. Cualquier trabajo extra requiere un nuevo aviso o reapertura autorizada".
- Para Administración: "Antes de facturar en Telematel, el ticket de Pandora debe estar en estado 'Cerrado' e 'Imputado'".
- Para Campo: "El parte de papel es el disparador del fin de obra; en cuanto llega el último, se procede al cierre del ticket de Pandora".
¶ Mapa gráfico del proceso.
